Amikor egy rendelő szoftvert vált, a legkomolyabb visszatartó erő szinte soha nem az ár. Az a kérdés, hogy „mi lesz a húsz év adatával”. Ez jogos félelem, és érdemes tényekkel szembenézni vele.
A migráció négy szakasza
1. Felmérés (1–3 nap)
Meg kell nézni, mi van egyáltalán. Milyen rendszerből jön az adat, ad-e exportot, milyen formátumban, és mennyire konzisztens. Itt szokott kiderülni az első kellemetlen tény: a régi rendszerek jelentős részéből nem lehet szabványos exportot kérni. Ilyenkor adatbázis-szintű kinyerés következik, ami több munka, de megoldható.
2. Próbamigráció (3–7 nap)
Ez az a lépés, amit a legtöbben kihagynának, és amit soha nem szabad kihagyni. Az adat átkerül egy teszt-környezetbe, és Önök ellenőrzik: a saját pácienseiket keresik meg, a saját eseteiket nézik át. Húsz-harminc páciensen érdemes végigmenni, köztük szándékosan a legbonyolultabbakon.
3. Éles migráció (1 hétvége)
A tényleges átállás. A régi rendszerben egy megadott időpontban lezárul a rögzítés, az adat átkerül, és hétfő reggel az új rendszerben indul a rendelés. A régi rendszer csak olvasható módban még hónapokig elérhető marad.
4. Utókövetés (2–4 hét)
Az első hetekben mindig előkerül néhány eset, ahol valami nem stimmel. Ez normális. Fontos, hogy legyen kihez fordulni, és hogy ez a szakasz be legyen árazva a szolgáltatásba.
Mit kell Önöknek előkészíteniük?
- Hozzáférés a régi rendszerhez – adminisztrátori szinten
- Döntés a mélységről – minden előzmény átjön, vagy csak az utolsó öt év?
- Törzsadatok tisztázása – szolgáltatások, árak, orvosok aktuális listája
- Egy felelős személy – aki dönteni tud, ha kérdés merül fel
Ami el szokott romlani
- Duplikált páciensek. Ha a régi rendszerben ugyanaz az ember többször szerepel, az átkerül. Az összevonás félautomatikus, de emberi ellenőrzést igényel.
- Ékezetes karakterek. Régi, DOS-korszakból örökölt adatbázisoknál rendszeres. Kezelhető, de észre kell venni.
- Csatolt dokumentumok elérési útja. Ha a régi rendszer csak hivatkozott a fájlokra, azokat külön kell begyűjteni – és néha nincsenek meg.
- Az első hét lassabb. Ez nem hiba, hanem betanulás. Érdemes az első héten 20%-kal kevesebb pácienst betervezni.
A papír nem tűnik el a migrációval. A jogszabályi megőrzési kötelezettség a papíralapú dokumentációra változatlanul él.
Mennyibe kerül?
Digitális forrásrendszerből a migráció a legtöbb szállítónál – nálunk is – ingyenes. Papíralapú kartonok tömeges digitalizálása viszont valós munkaerőköltség; erre általában külön ajánlat készül, vagy a rendelő maga oldja meg fokozatosan, a páciens következő megjelenésekor. Ez utóbbi gyakran a legjobb megoldás: nem kell mindent egyszerre bevinni, elég azt, aki visszatér.