Az online időpontfoglalás azon kevés fejlesztések egyike, amelynek a megtérülése viszonylag pontosan kiszámolható. Nem érzésre kell dönteni róla – elég négy szám.
1. A telefonon töltött idő
Egy telefonos foglalás átlagosan 3,5 perc: csörgés, egyeztetés, adatfelvétel, visszaolvasás. Egy kétorvosos rendelőben heti 80 foglalásnál ez heti 4,7 óra. Éves szinten, 46 héttel számolva 215 óra. Az online foglalás ebből jellemzően 40–60%-ot vesz át az első évben.
2. A munkaidőn kívül érkező foglalások
Ez a tétel az, amit a legtöbben alábecsülnek. A publikus foglalófelületek forgalmának 30–40%-a 17:00 és 22:00 között érkezik, és további jelentős rész hétvégén. Ezek jórészt olyan páciensek, akik másnap már nem hívtak volna vissza.
3. A nemmegjelenés
Magyar magánrendelőkben a nemmegjelenési arány jellemzően 8–14% között mozog. Automatikus SMS- és e-mail-emlékeztetővel ez tapasztalatunk szerint 3–6 százalékpontot esik. Kétorvosos rendelőnél heti 80 időpontnál 4 százalékpont javulás heti 3,2 megmentett időpont.
4. Az elmaradt hívások
Amikor a telefon foglalt, a páciensek jelentős része nem hív vissza – továbbmegy a következő rendelőhöz. Ezt a legnehezebb mérni, ezért a számításban óvatosan nullának vesszük. Valójában nem nulla.
A legnagyobb tétel nem a megtakarított idő. Az elmaradó bevétel, amiről soha nem szerez tudomást.
Amitől viszont nem fog működni
- Túl kevés szabad időpont a felületen. Ha csak a maradékot teszik ki, a páciens azt látja, hogy nincs hely.
- Nincs kommunikálva. A foglalófelület linkje legyen a weboldal minden oldalán, az e-mail-aláírásban és a Google-cégprofilban.
- Túl sok kötelező mező. Név, telefonszám, e-mail és szolgáltatás elég.
- Nincs visszaigazolás és emlékeztető. Ez a fele az egésznek.
Számolja ki a sajátját
A képlet egyszerű: a heti telefonos foglalások száma szorozva 3,5 perccel és az átvételi aránnyal, plusz a munkaidőn kívüli foglalások és a nemmegjelenés csökkenése szorozva az átlagos bevétellel. Ha az eredmény nagyobb, mint a modul éves díja, a döntés meg van hozva.