Amikor megkérdezzük az orvosokat, hetente hány órát töltenek adminisztrációval, a leggyakoribb válasz „úgy öt-hat órát”. Amikor ugyanezek az orvosok két héten át tételesen feljegyzik, mire megy el az idejük, az átlag rendre tizenkét óra fölé kúszik.
A különbség nem felejtésből fakad. Abból fakad, hogy az adminisztratív munka nem egy tömbben jelentkezik, hanem szétszórva, két-három perces darabokban, a rendelés közé ékelődve. Ezeket a darabokat az emlékezet nem összegzi.
Hol tűnik el az idő?
Az alábbi bontás húsz magyar magánrendelő önbevallásos időmérésén alapul, 2025 őszén. A számok egy átlagos, heti húsz rendelési órát dolgozó szakorvosra vonatkoznak.
1. Dokumentáció rendelés közben és után – heti 4,5 óra
Az ambuláns lap kitöltése önmagában nem sok. A veszteség ott keletkezik, hogy a legtöbb rendszerben ugyanazt az információt kétszer-háromszor kell rögzíteni: egyszer a kartonban, egyszer a leletben, egyszer a beutalóban. A sablonok hiánya vagy rossz kialakítása ezt megsokszorozza.
2. Időpontkezelés és telefon – heti 3 óra
Ez az a tétel, amit szinte mindenki alábecsül, mert jellemzően az asszisztensnél csapódik le. Egy foglalás telefonon átlagosan 3,5 percet vesz igénybe; ugyanez online foglalással nulla percet vesz el a rendelőtől. Húsz heti foglalásnál ez önmagában több mint egy óra – a lemondások és időpontmódosítások nélkül.
3. Számlázás és pénzügyi adminisztráció – heti 2 óra
Ha a számlázás nincs a rendelési folyamathoz kötve, akkor külön művelett vé válik: adatot kell átmásolni, tételt kell keresni, és a hónap végén egyeztetni kell. A rendelés végén automatikusan kiálló számla ezt a tételt gyakorlatilag nullára viszi.
4. EESZT-adatszolgáltatás és hibajavítás – heti 1,5 óra
Akkor a legfájdalmasabb, ha a beküldés nem automatikus. Ilyenkor nemcsak a feltöltés ideje jelentkezik, hanem az elutasított beküldések utólagos felderítése és javítása is – ami rendszerint akkor derül ki, amikor a legkevésbé alkalmas.
5. Keresés: régi leletek, dokumentumok, előzmények – heti 1 óra
Ez a legláthatatlanabb tétel. Rendelésenként két-három perc egy korábbi lelet előkeresése nem tűnik soknak, de heti húsz rendelési óránál összeadódik.
Ha a heti tizenkét órából ötöt visszanyer, az évi több mint kétszáz óra. Ez nagyjából huszonöt teljes rendelési nap.
Önellenőrzés: töltse ki két héten át
Nem kell bonyolult eszköz hozzá. Vegyen egy papírt, és minden nap végén írja be a következő öt sort – becsléssel, percben:
- Dokumentáció rendelés közben és után
- Telefon, időpontegyeztetés, lemondás
- Számlázás, pénzügy
- EESZT és hatósági adatszolgáltatás
- Keresés, előzmények, dokumentumok
Két hét után szorozza meg az átlagot 46 munkahéttel. A kapott szám az, amivel valójában dolgozik – és ez az a szám, amivel bármilyen rendszerváltás megtérülését érdemes összevetni.
Mit érdemes ebből kezdeni?
A tapasztalatunk az, hogy a fenti öt tételből három orvosolható szoftverrel, kettő pedig folyamatszervezéssel. A dokumentáció, a számlázás és az EESZT technológiai kérdés. Az időpontkezelés részben az (online foglalás), részben szervezési. A keresés pedig azon múlik, hogy az adat egyáltalán bekerült-e a rendszerbe kereshető formában.
A leggyakoribb hiba, amit látunk: valaki rendszert vált, de a régi munkafolyamatot viszi tovább. Ilyenkor az új szoftver legfeljebb szebb, de nem gyorsabb. Érdemes a bevezetést arra használni, hogy a folyamatot is felülvizsgálják – ebben egy jó szállító partner tud lenni.